← Semua panduan

Checklist Gathering Kantor untuk HRD & GA

Gathering yang berjalan mulus hampir tidak pernah kebetulan — ia hasil checklist yang dikerjakan sejak jauh hari. Ini daftar yang kami pakai bersama panitia HRD & GA, diringkas agar bisa kamu pakai untuk vendor mana pun.

4–6 minggu sebelum: kunci konsep & dokumen

• Tentukan tujuan acara: apresiasi, bonding tim baru, kick-off, atau sekadar refreshing. Tujuan menentukan aktivitas.
• Perkirakan jumlah peserta dan rentang budget per orang sejak awal.
• Minta proposal tertulis berisi rundown, rincian biaya per orang, dan apa saja yang termasuk/tidak termasuk.
• Pastikan skema pembayaran jelas: besaran DP, tenggat pelunasan, dan kebijakan bila jumlah peserta berubah.
• Siapkan kebutuhan administrasi perusahaan: invoice resmi, dan dokumen vendor bila diminta procurement.

2 minggu sebelum: data peserta

• Kumpulkan nama peserta final dan kebutuhan khusus: alergi makanan, kondisi kesehatan, peserta hamil.
• Tentukan penanggung jawab internal yang jadi pasangan PIC vendor di hari-H.
• Konfirmasi titik kumpul dan jam keberangkatan — termasuk skenario peserta yang datang dengan kendaraan sendiri.

Seminggu sebelum: komunikasi ke peserta

• Umumkan dress code dan barang bawaan: pakaian cepat kering, sandal gunung, pakaian ganti.
• Sampaikan rundown ringkas agar ekspektasi peserta selaras.
• Ingatkan peserta dengan kondisi kesehatan tertentu untuk memberi tahu panitia secara privat.

Hari-H: serahkan ke PIC

• Satu orang dari panitia cukup menjadi kontak PIC vendor; sisanya ikut menikmati acara.
• Pastikan ada waktu dokumentasi grup sebelum peserta berpencar pulang.
• Catat hal-hal yang perlu dievaluasi selagi masih segar: rundown meleset di mana, aktivitas favorit peserta apa.

Kalau kamu memakai vendor yang tepat, sebagian besar daftar ini memang pekerjaan mereka, bukan pekerjaanmu. Di Kala Eduventour, proposal 1×24 jam kami sudah memuat rundown dan rincian biaya, dan satu PIC mendampingi dari titik kumpul sampai kepulangan. Lihat format acaranya di halaman gathering kantor.